5 Gründe für den Umstieg auf Salesforce Flows

Wer in Salesforce Prozesse automatisieren möchte, hat die Wahl zwischen verschiedenen Automatisierungstools. Ein Blick in die jüngsten Salesforce Releases zeigt, dass die Salesforce Flows der neue Allrounder im Bereich der Prozessautomatisierung sind. Salesforce selbst empfiehlt Salesforce Flows und Apex als bevorzugte No-Code- und Pro-Code Optionen für Automatisierungen auf der Plattform.

In diesem Artikel erklärt Zeljko Stankovic, Salesforce Consultant bei H+W CONSULT, warum Sie nicht nur zukünftig auf Salesforce Flows setzen sollten, sondern warum sich auch die Migration von Workflows und Processes zu Salesforce Flows jetzt lohnt.

Salesforce Flows: Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse per Point-and-Click

Im Laufe der Zeit haben sich die deklarativen Lösungen von Salesforce stetig erweitert. Von einfachen Workflows, die eine Bedingung und mehrere Aktionen umsetzen bis hin zu Flows, die es ermöglichen, komplexere Logik abzubilden und verschiedene Updates zusammenzufassen. Die Salesforce Releases zeigen: Salesforce entwickelt Workflows nicht mehr weiter und setzt hingegen auf Salesforce Flows. Mit Salesforce Flows sind Automatisierungen möglich, die vorher nur mit Salesforce Entwicklung umgesetzt werden konnten. Workflows und Processes können weiterhin wie bisher eingesetzt werden. Der Umstieg lohnt sich trotzdem!

Darum lohnt sich der Umstieg auf Salesforce Flows

#1 Übersichtlichkeit

Insbesondere bei „älteren“ Salesforce Instanzen haben sich mit der Zeit viele Workflows und ggf. auch Processes angesammelt. Ein Nachteil von Workflows: Ein Workflow erlaubt lediglich eine Bedingung, um Aktionen festzulegen. Häufig benötigt man allerdings für den sogenannten Else-Zweig (wenn die Bedingung nicht zutrifft) ebenfalls Aktionen.

Dadurch ergeben sich mit der Zeit viele Workflows, die sich gegenseitig bedingen und viele Bedingungen sowie die Else-Zweige abbilden. In Folge wird es schwierig, den Überblick zu behalten. 30-40 Workflows sind keine Seltenheit. Änderungen müssen somit an vielen Stellen vorgenommen werden.

In Flows ist es möglich, alle Bedingungen sowie verschiedene Zweige (sogenannte Outcomes) zusammenzufassen. Beispiel gefällig?

Nehmen wir z.B. IsClosed in der Opportunity. Verwendet man Workflows in Salesforce, würde man zwei Workflows anlegen sowie die Aktionen festlegen. In Flows erstellt man eine Bedingung (Decision) für die Bedingung und kann die verschiedenen Zweige (Outcomes) zusammenfassen. Auf diese Weise wurden die Bedingungen sowie mögliche Zweige zusammengefasst.

Es sind mehrere Outcomes möglich und somit kann man verschiedene Aktionen logisch zusammenfassen, z.B. welcher Record Type in welcher Situation gesetzt wird.

#2 Order Of Execution kontrollieren mit einem Flow

Ein großer Nachteil bei Workflows ist, dass die Reihenfolge der Ausführung nicht kontrolliert werden kann.

Haben Sie sich schon einmal gewundert, dass das Ergebnis einer Aktualisierung in Salesforce bei gleichen Eingabedaten zu unterschiedlichen Ergebnissen führt? Das beschreibt Salesforce in der Order of Execution.

In einem Flow, der alle Aktionen zusammenfasst, kann die Reihenfolge festgelegt werden und damit ist das Ergebnis immer gleich. Zudem kann einfacher auf die sogenannte Order of Execution Einfluss genommen werden, da Flows sowohl vor dem eigentlichen Speichern als auch nach dem Speichern laufen können. Wenn es nur ein Flow ist, kommt es zudem nicht wie bei Workflows zu weiteren Speichervorgängen, da die Aktualisierung des Datensatzes zum Schluss an einer Stelle erfolgen kann.

Achtung: „Before-Save Flows“ werden vor „Before-Apex Triggers“ ausgeführt!

#3 Trigger kommen ohne DML aus, Before-Save Flows aber auch

Der größte Vorteil von „Before-Save Flows“ ist, dass diese ohne eine weitere Speicheroperation auskommen. Der Fachausdruck dafür ist DML. DML steht für Data Manipulation Language und ist als Begriff ebenfalls in relationalen Datenbanken bekannt.

Dazu gehören folgende Operationen:

1. CREATE
2. UPDATE
3. DELETE

Bei einem „Before-Save Trigger“ spart man sich das Update, da der Datensatz bearbeitet wird, bevor der Datensatz in der Datenbank gespeichert wird. Damit wird das Update der eigentlichen Speicheroperation in Salesforce genutzt, z.B. hat der Benutzer auf Speichern geklickt.

Das ist elegant und war bisher lediglich den „Before-Insert-“ und „Before-Update Trigger“ vorbehalten. Zudem laufen „Before-Save Flows“ vor den benutzerdefinierten Validierungen, sodass vor Ausführung der Validierung der Datensatz angepasst werden kann.

Es gibt allerdings Einschränkungen bzw. Hinweise bei der Nutzung von „Before-Save Flows“:

1. Formeln können nicht vollständig genutzt werden, z.B. kann auf die Werte im Datensatz ($Record) nicht zugegriffen werden.
2. Die „Before-Save Flows“ laufen vor den „Before-Triggers“.
3. Es sind nur wenige Operationen wie Setzen von Werten im Datensatz (Assignments), Bedingungen (Decisions), Schleifen (Loops) sowie die Erstellung von Formelvariablen möglich. Das ändert sich und es sollten die aktuellen Limitierungen von Salesforce geprüft werden.

#4 Performance

Folgende Faktoren führen bei Flows zu einer guten Performance:

1. „Before-Save Flows“ ermöglichen Updates ohne weitere DMLs.
2. Durch das Ablösen von Workflows, die weitere Updates durchführen, reduziert man die Anzahl an Updates und Ausführungen von Triggern etc.
3. Die Zusammenfassung in einem Flow und die Bündelung aller Updates sowie die Kontrolle der Ablauflogik sorgen dafür, dass die Aktionen in einem Rutsch durchlaufen.
4. Der Overhead ist insgesamt geringer als bei Workflows.
   Es wurden Untersuchungen der Performance für ein Field Update gemacht und diese zeigen die Überlegenheit der Flows im Vergleich zu Workflows und Processes.

Abbildung: Performance der verschiedenen Automatisierungsmöglichkeiten in Salesforce für Field Updates
Quelle: https://architect.salesforce.com/design/decision-guides/trigger-automation/

Wichtige Info: Das Release Update „Accurately Measure the CPU Time Consumption of Flows and Processes“ wird nach Stand 06.09.2021 im Summer 22-Release aktiviert, so dass die CPU-Laufzeit von Processes und Flows genauer gemessen werden kann. Mehr dazu s. Abschnitt „Accurately Measure the CPU Time Consumption of Flows and Processes„.

#5 Zukünftige Weiterentwicklung

Salesforce entwickelt Workflows nicht mehr weiter, sodass diese als Erstes abgelöst werden sollten. Zudem sind diese relativ einfach zu migrieren, da hauptsächlich Field Updates erfolgen. Diese können performant über „Before-Save Flows“ abgelöst werden.

Folgende Übersicht zeigt die Anwendungsfälle von Flows im Vergleich zu Triggern und anderen Automatisierungstechnologien:

Abbildung: Anwendungsfälle für Flows im Vergleich zur Programmierung in Apex
Quelle: https://architect.salesforce.com/design/decision-guides/trigger-automation/

Fazit

Der Umstieg von Workflows und Processes zu Salesforce Flows sollte auf Ihrer Agenda stehen. Der Aufwand lohnt sich! Gerade alte Salesforce Instanzen mit vielen Workflows und Processes können durch eine Umstellung auf Flows profitieren. Die Hauptvorteile sind: Performance, Limits, Übersichtlichkeit und Erweiterbarkeit. Viele Automatisierungen, für die früher Programmierung notwendig war, sind heute mit Salesforce Flows möglich. Salesforce Administratoren können mit Salesforce Flows komplexere Automatisierungen einrichten und verwalten, ohne dass ein Salesforce Entwickler erforderlich ist. Salesforce selbst empfiehlt Salesforce Flows als bevorzugte No-Code-Option für Automatisierungen auf der Plattform.

Die Vorteile liegen auf der Hand und stellt sich die Frage des weiteren Vorgehens. Jetzt mehr erfahren 

Auf der Dreamforce 2021 hat Salesforce bereits die Einstellung von Workflow Rules und Process Builder angekündigt! Erfahren Sie jetzt mehr zu unseren Highlights und Ankündigungen

Die Vorgehensweise und Architektur sind abhängig von der Salesforce Org. An dieser Stelle sei gesagt, dass es auch Workflows oder Processes gibt, die man nicht so einfach umstellen kann, ggf. aus technischen Gründen oder weil es in Flows aktuell zu aufwändig ist. Das Team von H+W CONSULT unterstützt Sie gerne bei dem Umstieg zu Salesforce Flows. In unserem nächsten Artikel geben wir Ihnen ein Einblick in das Vorgehen und teilen mit Ihnen unsere Best Practices.