Workflows, Prozessgenerator, Flows, Genehmigungsprozesse… Salesforce bietet eine Reihe von Automatisierungstools. Manchmal ist es schwer zu wissen, mit welchem Werkzeug man eine Anforderung umsetzen soll.
Unsere Salesforce Consultant Kristen berichet über einen Use Case und ihre Herangehensweise.
Ein Kunde kam mit folgender Anforderung auf uns zu:
„Wir müssen den Opportunity Owner benachrichten, wenn ein Supportvertrag bald abgelaufen ist. Am besten erhält er automatisch eine E-Mail und eine Salesforce-Aufgabe. Am besten 100 Tage vor Ablauf des Vertrags. …. Ach ja, und super wäre es, wenn die Opportunity automatisch erstellt wird!“
Workflows waren die erste Lösung, die in meinen Kopf herumgegeistert ist, als ich „E-Mail-Benachrichtigung“ und „Aufgabe“ gehört hatte. Aber der letzte Satz: „eine Opportunity automatisch erstellen“ hat mir Grund gegeben, weiter zu schauen. Workflows können zwar E-Mail-Benachrichtungen und Aufgaben schicken, externe Nachrichten erstellen und Felder aktualisieren. Eine Datensatzerstellung ist aber nicht möglich.
Wenn man das Salesforce-Motto „Klicks statt Code“ beibehalten möchte, stehen noch zwei weitere Funktionalitäten zur Verfügung: der Salesforce Prozessgenerator und Salesforce Lightning Flows (Nachfolger der Cloud Flow Designer und Visual Workflows).
Meine Wahl fiel vorerst auf den Prozessgenerator. Er ähnelt Workflows, sodass man sich relativ schnell in die Funktionalität einarbeiten kann. Man gibt die Kriterien ein, die den Prozess auslösen sollen z.B. Opportunities mit Supportverträgen. Gegebenenfalls gibt man Zeitkriterien an z.B. dass eine E-Mail-Benachrichtigung erst 100 Tage vor Ablauf des Vertrags geschickt wird. Zusätzlich zu den bekannten Workflow-Aktionen kann der Prozessgenerator automatisch Datensätze erstellen. Somit dachte ich, die Renewal Opportunity erstellen zu können. An sich wäre das möglich, wenn es nicht für eine sehr wichtigen Kriterien wäre, die nicht namentlich angesprochen wurde. Erst beim Nachschauen in der Salesforce Instanz habe ich es gemerkt: An den Opportunties hängen Produkte – die sogenannten Opportunity Line Items (OLIs). Diese sollten ebenfalls auf die Renewal Opportunity „herüberkopiert“ werden. So müsste der automatisierte Prozess eine neue Renewal Opportunity erstellen können und die Opportunity-spezifischen Datensätze für die OLIs!
So kam ich doch noch zu einem Lightning Flow. Ein Flow kann man sich als Programmierung vorstellen, jedoch visuell abgebildet und ohne Code. Sie können eine Reihe von Datensätzen bearbeiten, erstellen und sogar löschen in einem einzelnen Prozess. Zudem können eine Vielfalt an Aktionen wie E-Mail-Alerts und Aufgabenerstellung ausgelöst werden. Manche werden automatisch angestoßen und laufen im Hintergrund wie dieser Flow. Andere können aber auch bewusst durch einen Link oder eine Schaltfläche ausgeführt werden und eine Bildschirmreihe mit Eingabefeldern durchlaufen wie bei einer
Umfrage. Auf jeden Fall sollte man sich etwas Zeit nehmen sich in die Welt der Flows einzuarbeiten, da es etwas komplizierter zugeht, als bei einem Workflow oder Prozess. Jeder Gedankenschritt wird selbst eingetippt z.B. genau welche Daten geholt und bearbeitet werden sollen, wie die Daten zugeordnet werden, welche Entscheidungen der Flow treffen und was erstellt oder ausgelöst werden soll.
Hierfür wird mit Variablen, Loops und weiteren Code-ähnlichen Elementen gearbeitet. Somit hatte ich alle Funktionalitäten, um die Renewal Opportunity und OLIs zu erstellen, eine E-Mail zu schicken und eine Aufgabe zu erstellen. Lediglich angestoßen habe ich den Flow mit dem Prozessgenerator, um die genauen Auslösekritieren abzubilden. So habe ich eingeben können, welche Opportunities genau den Flow anstoßen sollten, sowie wann: 100 Tage vor Vertragsablauf.
Die Anforderung unseres Kunden war damit umgesetzt.
Weitere Informationen:
Vergleich der Salesforce Automatisierungstools
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