Migration von Workflows und Processes zu Salesforce Flows: Vorgehen

Salesforce Flows sind der neue Allrounder im Bereich Prozessautomatisierung auf der Salesforce Plattform. In unserem Artikel 5 Gründe für den Umstieg auf Salesforce Flows erklären wir warum Sie nicht nur zukünftig auf Salesforce Flows setzen sollten, sondern warum sich auch die Migration von Workflows und Processes zu Salesforce Flows lohnt. 

In diesem Artikel erklärt Zeljko Stankovic, Salesforce Consultant bei H+W CONSULT, wie Sie Workflows und Processes zu Salesforce Flows migrieren.

Migration zu Salesforce Flows: Vorgehen

Der Umstieg auf Salesforce Flows bietet jede Menge Vorteile. Stellt sich die Frage des Vorgehens. Bei den folgenden Schritten handelt es sich um ein allgemeines Schema und es wird empfohlen das Vorgehen abhängig von der Salesforce Org zu konkretisieren.

Schritt 1: Aktive Workflows und Processes (ggf. auch bestehende Flows) pro Objekt auflisten

Schritt 2: Jeden Workflow und Process einzeln prüfen

a) Soll der Wokflow/ Process in Flows umgesetzt werden?

Es gibt einige Fälle, bei denen eine Umstellung aktuell weniger sinnvoll ist, z.B.
1. Features werden aktuell nicht unterstützt, z.B. der rekursive Aufruf. Dieses Feature sollte allerdings generell vermieden werden und wird deswegen von Flows nicht unterstützt.
2. Umsetzungen, die darauf basieren, dass Workflows Validierungen umgehen können. Dieses Feature wird jetzt und in der Zukunft nach aktuellem Stand nicht unterstützt.

Wichtig: Diese Fälle können sich ändern, da die Flows ständig weiterentwickelt werden. Diese Fälle sollten zu Beginn oder im Verlauf der Umstellung gesammelt werden, um weitere unnötige Prüfungen zu vermeiden.

b) Gibt es bereits eine Bedingung (Decision) dafür? Gibt es wichtige Felder pro Objekt wie z.B. Stage bei denen es sinnvoll ist zu gruppieren? → Falls ja, zusammenfassen.

c) Gibt es evtl. bereits ein Assignment dafür? → Falls ja, zusammenfassen

d) Gibt es bereits ein DML dafür? → Falls ja, zusammenfassen

e) Im ersten Schritt sollte versucht werden die Automatisierung in den Before Save Flow einzubauen. Einfache Formeln können nachgebaut werden. Bei komplexeren Formeln sollte man ggf. gleich auf After-Flows setzen, da diese ansonsten an zwei Stellen geändert werden müssen.

f) Falls ein Before Save Flow nicht möglich ist, dann sollten Sie den After Save Flow prüfen. Sollte es ein Apex CPU Time Limit bei Massenprozessen geben, dann sollten man den Workflow ggf. bestehen lassen. Das hängt u.a. mit dem Release Update zusammen, s. nächsten Abschnitt für Details.

Schritt 3: Alte Automatisierung deaktivieren

Schritt 4: Neue Automatisierung testen

Schritt 5: Nächste Automatisierung testen

Es gibt Werkzeuge, die die Migration automatisieren, indem diese die Metadaten von Workflows auslesen und darauf Flows erstellen. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da eine 1:1-Migration auf folgenden Gründen nicht sinnvoll ist:

1. Workflows können nur eine Bedingung abbilden und der Else-Zweig ist meist ein separater Workflow. Decisions werden dann doppelt migriert, was sich auf die Laufzeit auswirkt und nicht übersichtlich ist.
2. Es können keine Bedingungen, Assignments und DMLs zusammengefasst werden.
3. Die Order of Execution kann geprüft werden und z.B. BeforeSave-Flows genutzt werden. Das muss im Einzelfall geprüft werden. Das Last Modified Date steht z.B. erst After Save zur Verfügung.
4. Es bietet sich die einmalige Chance aufzuräumen und dabei einige Automatismen abzuschalten oder mit der neuen Technologie einfacher und performanter umzusetzen.

Das schrittweise Vorgehen wird empfohlen, weil direkt auffällt, dass etwas nicht wie gewünscht funktioniert. Die Migration ist dadurch weniger aufwändig.

Zudem sollte versucht werden, Assignments, Decisions oder Field Mappings an einer Stelle zusammenzufassen, um die Wartbarkeit zu erhöhen. Stellen Sie sich vor, wie es wäre, wenn es nur noch eine Stelle gibt, die Sie anpassen müssen, im Vergleich zu vielen Stellen. Umsetzungen in der Zukunft werden schneller und weniger fehleranfällig sein und die Nutzer des Systems profitieren davon.

Die Migration wird in der Sandbox vollzogen und das Ergebnis kann zwischen Sandboxen verglichen werden, indem eine Sandbox die alte Automatisierung vor Migration beinhaltet.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich vor allem Workflows einfach ablösen lassen, da diese nicht komplex sind und man am schnellsten durch Before Save Flows profitieren kann.

Offizielle Migrationstools sind übrigens geplant (Safe Harbor). Mehr zur Roadmap und anderen Ankündigen der Dreamforce 2021.

Umgang mit Release Update „Accurately Measure the CPU Time Consumption of Flows and Processes“

Das folgende Release Update hat eine Abhängigkeit zu der Migration

Abbildung: Release Update „Accurately Measure the CPU Time Consumption of Flows and Processes“
Quelle: Salesforce Release Updates

Zusammengefasst rechnet Salesforce bei den Flows genauer und dadurch können Processes oder Flows das CPU Time Limit schneller überschreiten. Dieses Limit gilt nicht für Workflows und daher kann es im Einzelfall ratsam sein bei komplexen Decisions den Workflow bestehen zu lassen. Hier hilft nur: Ausprobieren. Eine grobe Faustformel ist, dass die AfterSave-Flows den größten Einfluss auf die Laufzeit haben. Bei BeforeSave-Flows ist das nach bisheriger Erfahrung weniger zu erwarten, da diese performanter sind.

Zudem sollten Sie in der Sandbox dieses Release Update bei der Migration aktivieren und v.a. Massenprozesse testen, z.B. Owner Change bei einem Account oder einer Opportunity sowie das einfache Durchspeichern eines Accounts mit mindestens 200 Datensätzen. Ziel ist es, dass bei Massenprozessen so viele Datensätze wie möglich auf einmal bearbeitet werden können und das CPU Time Limit nicht ausgelöst wird.

Fazit

Die Vorgehensweise und Architektur sind abhängig von der Salesforce Org. An dieser Stelle sei gesagt, dass es auch Workflows oder Processes gibt, die man nicht so einfach umstellen kann, ggf. aus technischen Gründen oder weil es in Flows aktuell zu aufwändig ist. Das Team von H+W CONSULT unterstützt Sie gerne bei dem Umstieg zu Salesforce Flows.

Wir haben bei dem Umstieg schon einige Best Practices gesammelt. Zu den Best Practices