Standardisierte Vertriebsprozesse dank Vertriebspfaden in Salesforce

Ohne Umwege zum Ziel: Ein Pfad führt einen dahin, wo man hin möchte. Ein Wanderpfad bringt einen z.B. ohne Abzweigungen und die Gefahr sich zu verirren zur Bergspitze mit einem großartigen Ausblick auf das Tal. Im Gegensatz zu Wandergruppen beschreiten Vertriebsteams hingegen oft eigene Wege und arbeiten auf unterschiedliche Weise. Im Worst Case kommen sie so nicht zum angestrebten Ziel – den erfolgreichen Geschäftsabschluss.

Vertriebspfade leiten Vertriebsmitarbeiter auf Basis von Best Practices durch die einzelnen Phasen des Vertriebsprozesses. In diesem Artikel zeigt Torben Lüders, Salesforce Business Analyst und Consultant bei H+W CONSULT, wie einfach Sie Vertriebsprozesse mit Vertriebspfaden in Salesforce strukturieren und standardisieren.

Problem: Vertrieb ohne Struktur

Verkaufen ist das A und O und somit ist der Vertriebsprozess vom Lead-to-Cash ein wesentlicher Kern einer guten CRM-Implementierung. Zwischen diesen beiden Meilensteinen befindet sich der Vertrieb in unterschiedlichsten Ausprägungen und Herangehensweisen. Dies ist sowohl durch die Branche, das Produkt, die Unternehmenskultur, den Zielmarkt (ja sogar das Land) als auch durch persönliche Ansprüche der Vertriebsmitarbeiter geprägt.

Stellen Sie sich vor, alle Vertriebsmitarbeiter arbeiten mit ihren eigenen Prämissen, eigener Struktur und ganz persönlichen Präferenzen an ihren Opportunities.

• Wie soll dann ein Reporting erstellt werden können, wenn es keinen einheitlichen Weg gibt? Wie soll der Vertriebsleiter sein Team bewerten und steuern können?
• Wie soll ein neuer Vertriebsmitarbeiter eingearbeitet werden, wenn alles frei abgearbeitet werden kann?

Struktur im Vertrieb schaffen

Im Vertrieb führen viele Wege zum Ziel. Doch es gibt bewährte Vorgehensweisen, die schneller zum Vertriebserfolg führen. Mit  Vertriebspfaden in Salesforce können diese abgebildet werden.

Weg zu optimierten Vertriebsprozessen:

1. Zeichnen Sie die Vertriebsprozesse in einem zeitlichen und thematischen Rahmen auf.
2. Geben Sie den Vertriebsmitarbeitern diesen Rahmen nicht nur schriftlich, sondern auch visuell.
3. Geben Sie für jede Phase des Vertriebsprozesses Vertriebsmitarbeitern Hinweise, Tipps und notwendige Informationen.
4. Stellen Sie Vertriebsmitarbeitern visuelle Reports zur Verfügung, die ihnen auf einen Blick ihren Erfolg zeigen.
5. Ermöglichen Sie eine optimale Steuerung für die Vertriebsleitung.
6. Feiern Sie visuell Geschäftsabschlüsse im System und motivieren Sie so Vertriebsmitarbeiter.

Vertriebspfade in Salesforce

Die Erstellung von Vertriebspfaden in Salesforce Sales Cloud ist sehr einfach und effektiv. Der meiste Aufwand liegt erfahrungsgemäß bei der Prozessdefinition im Vorhinein. Die bewährten Vorgehensweisen unterscheiden sich unter Umständen je nach Produkt oder Zielgruppe (B2B/ B2C). Für diesen Fall können verschiedene Vertriebspfade eingerichtet werden.

Die Phasen (Stages) eines Vertriebsprozesses (Opportunity Process) können für alle Prozesse frei gewählt, ergänzt oder gekürzt werden. Jede Phase wird bei Anlage einer eigenen Prognosekategorie zugeordnet, sodass sogar Ihr Forecasting direkt vorbereitet werden kann.

Diese Phasen der Vertriebsprozesse sind schlicht gesagt nichts anderes, als der für Ihr Unternehmen ideale Weg zur erfolgreichen, gewonnenen Verkaufschance.

Beispielhafter Vertriebspfad

Hier sehen Sie eine Opportunity (Verkaufschance) in der Qualifizierungsphase. In dem Bereich Guidance for Success können Sie gezielt die Vertriebsmitarbeiter direkt ansprechen und Tipps zur weiteren Vorgehensweise geben. Zusätzlich können hier bis zu fünf Felder direkt neben Ihrem Hilfetext angezeigt werden, die für diese Phase sehr wichtig sind. So ist sofort auf den ersten Blick ersichtlich, ob die relevanten Informationen gepflegt sind oder nicht. Die fehlenden Informationen können direkt nachgepflegt werden. Vorher kann die Phase nicht geschlossen werden.

Sobald (wie hier) der Vertriebsmitarbeiter alle Fragen beantworten kann, kann die Phase abgeschlossen werden. Ist die Phase beendet, wird sie grün angezeigt. Der Vertriebsmitarbeiter findet sich so leicht in der Bearbeitung zurecht und folgt bewährten Vorgehensweisen für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss. Sobald eine Opportunity gewonnen wurde, kann gefeiert werden. Hierfür lässt Salesforce Konfetti regnen (einstellbar).

So erstellen Sie einen Vertriebspfad für Opportunities

Suchen Sie im Setup von Salesforce nach dem Eintrag Path (Pfad). Anschließend zeigt Ihnen Salesforce für die Path Settings alle derzeit im System konfigurierten Paths. Hier können Sie Paths aktivieren, deaktivieren oder einen neuen Path erstellen.

Möchten Sie einen Pfad bearbeiten, wählen Sie Edit (Bearbeiten) und es folgt eine Assistent-geführte Bearbeitung der Settings.

Wählen Sie für Ihren Vertriebsprozess das Objekt Opportunity. Zusätzlich haben Sie die Wahl, den Prozess nur für einen bestimmten Record Type zu definieren und eine Pickliste auszuwählen. Diese Pickliste (in der Opportunity normalerweise „Stage“) ist die Grundlage für die Pathstruktur.

Schließlich zeigt Ihnen Salesforce die vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten für den Path. Hier können Sie für jeden Step des Paths gezielte Hinweise im Rich-Text hinterlegen. Zudem können Sie hier bis zu fünf verschiedene wichtige Felder auswählen, die sofort oberhalb der Opportunity angezeigt werden.

Aktivieren Sie am Ende des Assistenten einfach den Prozess und definieren Sie, zu welchem Zeitpunkt Salesforce mit dem Vertriebsmitarbeiter „feiern“ soll.

Vorteile von Vertriebspfaden in Salesforce auf einen Blick

Im Zusammenspiel mit anderen Funktionen der Salesforce Sales Cloud wie Reports und Workflows sind Vertriebspfade ein effizientes Mittel, um Ihren Vertrieb zu optimieren.

• Strukturierte Arbeitsweise auf Basis von Best Practices
• Konzentration auf wichtige Vertriebsaufgaben
• Erkennbare Vertriebsfortschritte
• Beschleunigung von Geschäftsabschlüssen
• Bessere Auswertung von Vertriebsaktivitäten
• Schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
• Visuelle Wertschätzung des Erfolgs

Übrigens: Mit Pfaden können Sie auch andere Prozesse wie z. B. die Leadqualifizierung strukturieren.