Unabhängig ob neues ERP- oder CRM- System: Die Überführung von Daten zwischen Systemen ist immer eine Herausforderung. Häufig wird die Komplexität einer Datenmigration unterschätzt und es kommt zu Kostenüberschreitungen und Verspätungen. Fehler bei der Migration können zu teuren Ausfällen, verringerter Endnutzer-Produktivität und zum Verlust wichtiger Daten führen.
Wenn die Datenmigration allerdings gut vorbereitet und der Prozess sorgfältig geplant ist, können einige der häufigsten Fehler der Datenmigration leicht vermieden werden.
Wir haben einige Tipps für Datenmigrationen zusammengestellt:
Daten bereinigen: Übertragen Sie nicht Ihre schlechten Angewohnheiten. Ihr System mag zu Anfang noch perfekt gewesen sein, aber es ist sehr wahrscheinlich, dass im Laufe der Zeit Unstimmigkeiten und doppelte Daten bei der Nutzung des Systems durch verschiedene Anwender entstanden sind. Es ist wichtig, diese Daten vor der Übertragung zu bereinigen. Löschen Sie doppelte Einträge und reparieren Sie Probleme mit der Datenintegrität, damit Probleme nicht in Ihr neues System übertragen werden.
Geschäftsregeln validieren und neu definieren: Die Geschäfts- und Validierungsregeln Ihres Unternehmens haben sich seit der Einführung des Altsystems gegebenenfalls geändert. Jetzt ist es an der Zeit, diese Regeln zu aktualisieren und mögliche Fragen oder Konflikte in Bezug auf die Prozesse zu klären und zu beheben. Außerdem sollte überprüft werden, ob Datenfelder geändert oder hinzugefügt werden müssen, und ob die erforderlichen Validierungen in der neuen Datenbank integriert sind.
Komplexe Objektabhängigkeiten überprüfen: Komplexe Objektabhängigkeiten werden bei der Datenmigration oft zu spät bemerkt. Ein Projekt kann Dutzende unterschiedliche Datenfelder haben, die aus unterschiedlichen Anwendungen kommen. Entdecken Sie neue Datenquellen oder Konnektivitäten erst spät, kann das Ihren Zeitplan bei der Migration durcheinanderbringen. Externe Datenquellen sollten daher im Voraus identifiziert werden, damit die erforderlichen Verbindungen für das neue System eingerichtet werden können.
Datentransformationen beachten: Oftmals gibt es Unterschiede zwischen dem Quellsystem und dem Zielsystem auf Feldebene. Sie müssen z.B. Datentypen anpassen oder Werte transformieren (z.B. Aufsplitten, Zusammenführen, Umwandeln). Eine professionelle Integrationsplattform erledigt das teilweise schon automatisch und man kann Datentransformationen vorab in einem Mapping zwischen Quell- und Zielsystem definieren.
Automation nutzen: Bei vielen Projekten sorgen menschliches Versagen und Systemausfallzeiten für Kostenüberschreitungen. Während traditionelle ETL-Werkzeuge anfangs attraktiv erscheinen können, ermöglichen sie keine Maximierung der Betriebszeiten und keine Nutzung vernetzter Geschäftsprozesse, wie die automatische Aktualisierung von Kundenadressen in Ihrem ERP bei Änderungen im CRM. Wählen Sie eine Integrationsplattform, die prozessbasierte Integration unterstützt.
Zusätzlich kann eine Integrationsplattform mit vorgefertigten Konnektoren zu den betroffenen Systemen viel Zeit sparen und Fehler vermeiden. So können neue und alte Systeme gleichzeitig ohne Ausfallzeiten oder Übertragungsverluste weiterbetrieben und aktualisiert werden, bis Sie vollständig auf das neue System umstellen können. Systemintegrationsplattformen bieten eine effiziente Lösung, die Ihre Datenmigrationsprojekte nicht nur beschleunigt, sondern auch für zukünftige Systemintegrationsprojekte genutzt werden kann – für einen optimalen ROI.
Zusätzlich kann eine Integrationsplattform mit vorgefertigten Konnektoren zu den betroffenen Systemen viel Zeit sparen und Fehler vermeiden. So können neue und alte Systeme gleichzeitig ohne Ausfallzeiten oder Übertragungsverluste weiterbetrieben und aktualisiert werden, bis Sie vollständig auf das neue System umstellen können. In Abhängigkeit des Datenumfangs können Sie zwischen den passenden Methoden wählen, um alle erforderlichen Daten sehr zeitnahe und vollständig zu übertragen. Dabei kann ein Error-Handling helfen, welches im Transferprozess eingefügt wird und den Datenstrom überwacht. Systemintegrationsplattformen bieten so eine effiziente Lösung, die Ihre Datenmigrationsprojekte nicht nur beschleunigen, sondern auch für zukünftige Systemintegrationsprojekte genutzt werden kann – für einen optimalen ROI.
Fachkompetenz nutzen: Die komplexe Problematik von Datenmigrationsprojekten wird häufig unterschätzt. Sie wird oft als Fleißübung nach der Inbetriebnahme des neuen Systems betrachtet. Dabei erfordert jede Datenmigration die Unterstützung durch Fachleute, welche die Ursachen von Datenabweichungen finden und beheben können. Deshalb müssen Teammitglieder die erforderlichen Fachkompetenzen und die entsprechenden Kenntnisse der Geschäftsdaten aufweisen.
Nicht auf die Einführung der Zielanwendung warten: Beginnen Sie rechtzeitig. Die Arbeit an Datenqualität und Geschäftsregeln kann langwierig sein. Es gibt daher keinen Grund, auf die Einführung oder die Auswahl der Zielanwendung zu warten. Vor der Umstellung müssen viele Daten bereinigt werden – wenn Sie zu lange warten, kann es Probleme mit dem Zeitplan geben.
Datenmigrationsprozess prüfen und validieren: Warten Sie damit nicht bis zum letzten Moment. Sie sollten während des gesamten Vorgangs validieren und prüfen. Dabei ist insbesondere die Überprüfung der Vollständigkeit der Daten durch Geschäftsanwender wichtig. Die Personen, welche die Daten abzeichnen, sollten auch die Endnutzer dieser Daten sein.
Wenn diese Faktoren bei der Datenmigration berücksichtigt werden, ist dies bereits ein wichtiger Schritt zum Erfolg. Unabhängig von der Komplexität Ihrer Migration sollten Sie vorher einen robusten Plan erstellen, der einen Überblick über die Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Aufgaben und Meilensteinen liefert. Ein Arbeitsplan und die Durchführung der Arbeiten nach Plan reduzieren das Risiko einer Datenmigrationskatastrophe.